Introductie
TimeWriter is kwalitatief hoogstaande - en gemakkelijk te gebruiken - software voor urenregistratie. Maar TimeWriter biedt meer: het pakket is ook uitstekend geschikt voor budgetbewaking en planning.
TimeWriter kunt u verkrijgen in twee versies: de standaardversie (TimeWriter Standaard) en de versie voor grotere organisaties en organisaties met specifieke wensen (TimeWriter Pro). Beide pakketten hebben veel met elkaar gemeen. Dat ziet u in gemeenschappelijke voordelen en functionaliteiten en in de beschrijving van de modules.
De specifieke kenmerken vindt u terug in TimeWriter Standaard respectievelijk TimeWriter Pro. Wilt u de pakketten nog eens naast elkaar op een rij? De Productvergelijking biedt uitkomst. Voor de koppeling aan diverse factureringspakketten is TimeWriter Factuur ideaal.
Gemeenschappelijke voordelen en functionaliteiten
De sterke punten van TimeWriter:
Gebruikersvriendelijk
Werken met TimeWriter gaat snel en accuraat. U ervaart, als eindgebruiker, beheerder of manager, veel gebruiksgemak. Het registreren van de uren in het weekraster gaat heel eenvoudig en intuïtief, net als in een agenda. Achteraf of met de stopwatch terwijl u aan het werk bent. Of heel gemakkelijk vanuit Outlook. Na de invoer controleert de gebruiker zichzelf: als er geen ‘gaten’in het weekoverzicht zitten, dan is de registratie compleet. Eventuele correcties zijn overigens –zolang de periode niet is afgesloten –heel eenvoudig in te voeren. De manager maakt vervolgens rapporten in een handomdraai. Voor het eerst met TimeWriter aan de slag gaan is al even eenvoudig: binnen een uur kan iedereen ermee werken. Een cursus is niet nodig. Medewerkers kunnen zelf voorkeuren als lettertype en kleuren instellen. Of werken met een lijst in plaats van met het weekraster. Navigatie kan door het gebruik van de muis, tabs en Ctrl-toetsen.
Rapportages: krachtige input voor beleid
TimeWriter biedt u inzicht in uw bedrijfsvoering. De vele rapportages (standaard of eigen ontwerp) bieden u snel inzicht in de uren per klant, activiteit, product, medewerker of combinaties hiervan. Wie is uw grootste klant? Hoe is de omzetverdeling over de diverse producten? Welke medewerker genereert de meeste omzet? Welke activiteit kost relatief veel tijd? Waar kunt u verbeteringen in uw bedrijfsproces realiseren? Met de geïntegreerde projectplanner verkrijgt u een uniek inzicht in de planning vs. de realisatie, ofwel de voor- en nacalculatie.
U kunt de resultaten zowel in tabellen als in grafieken presenteren. De cijfermatige weergave geeft u een uitstekende basis voor het maken van facturen én budgetbewaking. Ook al omdat u in TimeWriter direct de kosten per uur, opslagen en kortingen, overhead en voorlopige kosten kunt opnemen. De grafieken bieden u als manager inzicht in de trends. Om de gegevens verder te verwerken kunt u de bestanden exporteren naar vele andere bestandsformaten.
Flexibel beheer
Als beheerder van TimeWriter kunt u de gebruikers en het management echt maatwerk bieden. De invalshoeken van de urenregistratie (standaard zijn klant, activiteit en product) zijn volledig aan te passen aan de werkwijze binnen de organisatie. U kunt elke invalshoek de naam geven die u wilt. Werkweken en werktijden kunt u aanpassen aan de organisatie en de medewerker. Rapportages per afdeling of vestiging geven inzicht in lokale prestaties. En u bepaalt –in samenspraak met het management –wie voor welke boeking autorisatie krijgt.
Controle & Discipline
Iedere medewerker ziet vanzelf wanneer hij (of zij) bepaalde uren niet heeft geboekt: een ‘gat’in het weekraster moet altijd nader worden verklaard of ingevuld. Dit verhoogt de discipline van het tijd registreren. In uw organisatie is nooit meer sprake van ‘verloren’uurtjes. Natuurlijk is per medewerker in te voeren hoeveel uren per week hij moet verantwoorden. Na controle van een periode kan de beheerder de gegevens blokkeren en de periode afsluiten.
Eenvoudige installatie
TimeWriter installeert u –eenmalig –centraal op de server, daarna maakt u vanaf de pc van de medewerker een snelkoppeling naar het pakket. Installatie op pc’s van de medewerkers is dus niet nodig. Dat scheelt u - wederom - veel tijd. Ook updates installeert u alleen op de centrale server.
Modules
| TimeWriter Standaard en Pro bestaan uit de volgende modules: |
|---|
| Client | Urenregistratie en toewijzing uren aan projecten, klanten, activiteiten etc. |
| Administrator | Invoer van medewerker- en andere stamgegevens, autorisatie van medewerkers, configuratiebeheer (aanmelden medewerkers, bestandslocaties etc.). Bestemd voor de administratief beheerder van TimeWriter. |
| Report | Genereert rapporten en interactieve grafieken. Standaard en naar eigen ontwerp. In de vorm van opgemaakte tekst in managementrapportages, grafiek voor trendanalyes of als exportbestand voor verdere verwerking (denk aan facturen of verlofadministratie) of analyses. |
| Planner | De projectplanner van TimeWriter. Uniek in de integratie van planning en realisatie, door de mogelijkheid een project te definiëren op basis van dezelfde invalshoeken als waarop u later de uren registreert. |
| Plugin voor Outlook | Koppelt uw agenda in Outlook aan de urenregistratie in TimeWriter. |
